WBSO Controle -WBSO AUDIT

Veel ondernemers onderschatten wat erbij komt kijken als de RVO langskomt voor een controle. Bij deze WBSO controle is het van groot belang dat u een sluitende projectadministratie heeft. De RVO wil zien dat je echt speur- en ontwikkelingswerk hebt verricht zoals je dat hebt aangevraagd. In de praktijk is gebleken dat een fout in de administratie al snel kan leiden tot een boete of het terugbetalen van de subsidie.

Wij helpen je goed voor te bereiden en om onaangename verrassingen te voorkomen.

Wat houdt dat in, een RVO controle?
Er zijn twee type RVO ambtenaren die de controle kunnen doen:
Een controle door een adviseur/beoordelaar –> lichtere controle
Een controle door team handhaving (inspecteur) –> zware controle

De meest gebruikelijke is de reguliere controle. RVO noemt dat vaak ook een 'bedrijfsbezoek'. Dergelijke controles zijn er op gericht om te kijken of en in hoeverre de aanvrager zijn administratie op orde heeft, wat het speur- en ontwikkelingswerk inhield, of duidelijk is dat het werk in die periode door de opgegeven medewerkers gedaan is: is er terecht WBSO toegekend. Als je de zaken goed op orde hebt zal in meeste gevallen zo'n controle prettig verlopen en krijg je ook een beter gevoel bij waar ze op letten. Maar ja, het gaat niet altijd goed. In die gevallen kan het zijn dat er terugbetaald moet worden en er kunnen ook boetes volgen.

Een andere vorm is de deskcontrole. In dat geval wordt je gevraagd om per mail informatie te sturen. Het gaat dan om schriftelijke onderdelen van je administratie, bijvoorbeeld de urenregistratie. Het heet deskcontrole omdat de medewerker van RVO aan zijn of haar eigen desk de controle uit kan voeren. Er wordt dan gekeken naar bijzonderheden in de administratie.

Ook bestaan er selecte controles. In dat geval heeft RVO ergens aanleiding in gezien om je bedrijf te bezoeken. Dat kan verschillende oorzaken hebben. Het kan bijvoorbeeld dat je (ook) een ontwikkelteam in het buitenland hebt, waardoor RVO zich afvraagt of het WBSO-werk wel hier of in het buitenland gebeurt. Het kan zijn dat ze de indruk hebben dat je niet de juiste informatie bij de aanvraag gegeven hebt en dat je bijvoorbeeld het product al ontwikkeld hebt. Het kan zijn dat er bij een eerdere reguliere controle of deskcontrole vragen gerezen zijn.
Bij een selecte controle wordt natuurlijk in ieder geval gekeken naar de zaken, die aanleiding waren voor de controle, maar verder wordt de controle net zo uitgevoerd als een reguliere controle.

Indien men langs komt, weet je niet van tevoren of de controle, een reguliere of selecte controle zal zijn. Dat staat niet aan de aankondiging.

Tijdens een controle kijkt men onder andere naar:
Urenadministratie
Urenregistratie per medewerker: Dagelijks, met concrete omschrijving van de uitgevoerde werkzaamheden.
Mededeling WBSO realisatie: Je hebt op de juiste manier mededeling gedaan van de gerealiseerde uren, burgerservicenummers (BSN’s) en indien van toepassing, de kosten en uitgaven.

Projectadministratie
Technische onderbouwing: Projectplannen, probleemanalyses, testresultaten, broncode, verslagen, etc.
Aansluiting met de aanvraag: Wat je hebt uitgevoerd moet passen binnen de omschrijving van je goedgekeurde S&O-project.
Onze ervaring: Zelfs bedrijven met goede bedoelingen kunnen de fout ingaan, puur omdat hun administratie niet volledig of te abstract is.

Veelvoorkomende valkuilen
In de praktijk zien wij bedrijven regelmatig tegen dezelfde problemen aanlopen. Een paar voorbeelden:

Globale of onduidelijke urenregistraties zoals “software ontwikkeld”.
Geen onderbouwing van technische knelpunten of innovatieve aanpak.
Afwijkingen van het oorspronkelijke projectplan, zonder documentatie of toelichting.
Te late of achteraf ingevulde registraties, die eenvoudig aanpasbaar zijn.

Bij een controle worden dit soort zaken kritisch bekeken. En ja, dat kan leiden tot een correctie of zelfs een terugvordering van de toegekende S&O-afdracht.

6 tips voor een succesvolle controle

Werk met een dagelijkse urenregistratie per medewerker Beschrijf kort maar duidelijk welke technische werkzaamheden zijn verricht.
Bouw structureel technische documentatie op Van initiële ontwerpen tot testresultaten en codeversies – leg elke fase van het ontwikkelproces vast.
Leg ook gestopte of gewijzigde projecten goed uit Je hoeft niet succesvol te zijn om recht te hebben op WBSO – maar je moet het wel kunnen onderbouwen.
Controleer of je administratie overeenkomt met je aanvraag Zijn er verschillen? Noteer de reden en update je projectdocumentatie.
Betrek je ontwikkelaars bij de voorbereiding van een controle De RVO stelt technische vragen. Laat het verhaal niet alleen afhangen van je administratie.
Laat ons periodiek een audit doen  Een onafhankelijke check helpt je om fouten vroegtijdig te ontdekken en te corrigeren.

Krijg je Controle? Neem contact met ons op
Neem als er een controle aangekondigd is altijd contact met ons op. Afhankelijk van je eigen wensen kunnen we je adviseren over wat je moet kunnen laten zien en hoe en we kunnen bijvoorbeeld een proefcontrole bij je doen om te kijken of je administratie voldoet. Het kan zijn dat je het fijn vindt dat we bij de controle aanwezig zijn, deze dienstverlening is in veel gevallen bij onze overeenkomst inbegrepen.

Mocht je (nog) geen klant bij ons zijn en je hebt hulp nodig, neem dan gerust even contact op om te weten te komen wat we voor je kunnen betekenen.