WBSO ADMINISTRATIE

Wanneer u van de WBSO gebruik maakt, moet u een WBSO administratie bijhouden waaruit op eenvoudige en duidelijke wijze de aard, inhoud, voortgang en omvang van het verrichte speur- en ontwikkeling (S&O) -werk is af te leiden. Indien u meerdere bedrijven heeft die S&O uitvoeren en deze geen fiscale eenheid vormen dan moet u de WBSO administratie per bedrijf elk in een aparte map bijhouden.

Urenadministratie
Om het verrichtte S&O aan te tonen moet u een WBSO urenadministratie bij houden. Deze moet binnen 10 dagen na het verrichte S&O werk aanwezig zijn. Daarin registreert u per medewerker, per dag het aantal gewerkte S&O uren. Let daarbij op dat de WBSO urenadministratie klopt met de verlofdagen en de ziektedagen. 
Let daarbij scherp op dat er enkel de WBSO uren van S&O medewerkers (programmeurs/architecten/testers) in worden meegenomen. Ook dienen deze WBSO urenadministratie medewerkers tijdens het project op uw loonlijst te staan. Studenten met stagevergoeding tellen niet mee.
Per jaar kunnen dit per FTE maximaal 1750 uren zijn, tenzij er overuren worden gemaakt.
Mocht u geen tijdregistratie-systeem gebruiken, gebruik dan de urenstaat van de rvo.

Projectadministratie
Tevens moet u een WBSO projectadministratie bijhouden om de voortgang, de aard en de inhoud van het S&O werk aan te tonen. 
Per kwartaal dient u een WBSO voortgangsrapportage te schrijven. Deze moet binnen twee maanden na afloop van het kalenderkwartaal waarin het S&O werk is verricht, beschikbaar zijn voor eventuele controle. Daarin vertelt u de rode draad van het project. Waaraan is gewerkt, wat ging zoals verwacht, wat viel er tegen, is het project vertraagt, zijn er wellicht nieuwe inzichten, etc. 

Administratiemap
In een WBSO project-administratiemap verzamelt u in chronologisch volgorde (digitale) documenten als bijvoorbeeld:
  • De voortgangs- en eind rapportages
  • Vergaderstukken
  • Programma’s van eisen
  • Eventuele correspondentie
  • Versiebeheer
  • Schetsen/tekeningen/prototypes
  • Beschrijvingen van testen cq testresultaten
  • En voeg er de communicatie documenten met de RVO aan toe
Zet ook de namen van de WBSO medewerkers telkens op de documenten, makkelijk voor later.
S&O projecten verlopen wel eens stroef. Leg dit soort tegenslagen van je software WBSO projecten vast door screenshots van bijvoorbeeld foutmeldingen en fouten in de output op te slaan. 

Maak ook geregeld een back-up van de ontwikkelde WBSO software zodat er een voortgang zichtbaar wordt.

Uw S&O WBSO administratie heeft een bewaarplicht van 7 jaar. Zonder een administratie bij te houden kunt u na 7 jaar vrijwel geen samenhangend verhaal meer produceren. Kortom, een goede tip; werk deze geregeld bij.